PromZ Magazine 2-2014

z 2014 - nummer 2 - www.promz.nl 61 t ende r 9 Voor iedereen die zich op professionele wijze bezig houdt met het inkopen van promotionele producten en diensten is er sinds kort een behulpzame aanbestedingswijzer promotionele producten. Want tenderen en aanbesteden is welhaast een vak apart. Tenders en aanbestedingen: een handleiding D eze aanbestedingswijzer, ofwel factsheet, is samen- gesteld door een samenwerkingsverband van leve- ranciers en inkopers van promotionele producten en hun brancheorganisatie PPP (Platform Promotional Products). De factsheet is vooral bedoeld om meer inzicht te bieden in het proces van het op kwalitatief verantwoorde wijze inkopen van promotionele producten en diensten. De herkomst en keten van waaruit promotionele producten hun weg vinden tot de eindgebruikers en daarmee tot aan inkopers van promotionele producten, is complexer dan menigeen denkt. Ga maar na: inzetten op effectiviteit door middel van eisen op gebied van kwaliteit, duurzaamheid, creativiteit, voor de juiste prijs, binnen gestelde termijnen: allemaal relevant wanneer u op grotere schaal promotionele producten gaat inkopen. Door een tender of aanbesteding uit te schrijven kunt u: • sturen op kwaliteit, waarbij u onderscheid in kwaliteit kunt maken, bijvoorbeeld doordat binnen een productsoort eenzelfde product op verschillende manieren geproduceerd en vervolgens bewerkt kan worden, met elk een verschillend prijskaartje: zo kunnen leveranciers uw logo op een cap bijvoorbeeld bordu- ren, of bedrukken, en kan de cap van diverse soorten materiaal aangeleverd worden. • de voor uw organisatie belangrijke begrippen definiëren: wat is voor u duurzaam? Hoe ver gaat u daarbij terug de keten in? Wat verwacht u van uw leverancier als het gaat om MVO, prijs/ kwaliteit verhoudingen, oplossen van onverhoopte problemen? helder afbakenen welk type leverancier u geschikt acht voor de opdracht, door deze leveranciers in cases te laten aangeven waarom zij voor uw organisatie de geschikte partner zouden zijn. • al in de aanbesteding laten zien hoe u in later stadium tot uw keuzes komt. Bijvoorbeeld omdat u in de aanbesteding veel aandacht geeft aan creativiteit. Of juist helder aangeeft dat u kiest voor een zo gunstig mogelijke prijs. Belangrijke aandachtspunten voor het opstellen van de tender zijn aantallen, levertijden, handlingkosten, transport-, opslag- en bezorgkosten, een duidelijke omschrijving van de gewenste materiaalsoort van het artikel, aantal kleuren en de wijze van bewerking. TeksT: sABine DOelMAn Misverstanden vermijden Door bovenstaande punten vooraf duidelijk te definiëren en te verifiëren, kunnen later in het inkoopproces misverstanden en daarmee vervelende gevolgen vermeden worden. Een voorbeeld: U koopt een groot aantal bedrukte pennen in. U heeft een mooie stuksprijs gekregen en u bent tevreden over de geleverde pen- nen. Al na twee maanden zijn ze allemaal uitgedeeld. U wilt derhalve een wat kleiner aantal bijbestellen. Bij deze nieuwe order blijkt de stuksprijs voor dezelfde pen, op dezelfde manier bedrukt en van dezelfde leverancier, opeens hoger te liggen. De verklaring voor de gestegen stuksprijs: hoe meer producten in één oplage, hoe lager de stuksprijs. Een ander voorbeeld: U gaat een aantal bidons bedrukt met uw bedrijfslogo inkopen. Voor sommige bidons is het echter vereist dat deze voorbewerkt worden, alvorens ze bedrukt kunnen worden. Om de gewenste kwaliteit te waarborgen, moeten daarom meer handelingen verricht worden en daarmee stijgt de kostprijs. Meer informatie: www.ppp-online.nl (advertentie)