PromZ Magazine 2-2019

z 2019 - nummer 2 - www.promz.nl 55 9 “ T opcon Positioning Group ontwerpt, fabriceert en distribueert oplossingen op het gebied van nauw- keurige positiebepaling en workflowoplossingen voor de wereldwijde geospatiale, bouw- en landbouwbranche”, vertelt Michiel van Haaften, creative engagement manager EMEA bij Topcon Europe Positioning. “Wij zijn onder andere verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van alle promo- tiematerialen en de levering hiervan aan lokale distributeurs binnen EMEA (Europa, Midden Oosten en Afrika). Wanneer er een beurs, presentatie of conferentie plaatsvindt waarbij pro- motiemateriaal gewenst is, kunnen alle EMEA-kantoren dit dus in onze unieke webshop bestellen. Omdat we het Europese hoofdkantoor zijn, is het logisch dat deze rol bij ons ligt.” Gecentraliseerd voorraadbeheer “Stel dat het Franse kantoor van Topcon een bijeenkomst organi- seert voor 20 van zijn klanten en enkele promotionele artikelen van Topcon wil inzetten. Wanneer ze die zelf in deze kleine oplages zouden moeten bestellen, zijn ze duur uit en lopen ze het risico dat het logo op het artikel niet conform onze huisstijl gedrukt is, wat een slordige uitstraling geeft,” aldus Van Haaften. “Nu hebben we een gecentraliseerde voorraad van alle beschik- bare Topcon promotiematerialen in de webshop. Van hieruit worden de juiste artikelen besteld, ook in kleine oplages. Omdat wij de producten in grote aantallen inkopen, hebben we schaal- voordelen, waar ons dealernetwerk weer van kan profiteren. Main Sales overziet het gehele proces, en let er op dat bij alle Voor grote organisaties met veel verschillende promotieartikelen kan het een dagtaak zijn om de voorraden ervan bij te houden, de juiste producten op tijd te versturen en om nieuwe producten toe te voegen aan het assortiment. Main Sales Europe ontzorgt Topcon hierin door dit beheer op zich te nemen en de producten aan te bieden in een op maat gemaakte webshop. Topcon werkt internationaal met webshop TEKST: SABINE DOELMAN promotiematerialen uniformiteit is in de uitstraling binnen de gehele EMEA.” Van Haaften: “We hebben een webshop laten maken die geheel in de stijl van Topcon is gebouwd. Hierin staan alle Topcon- producten duidelijk vermeld met afbeeldingen en prijzen. Zodra de bestelling is geplaatst, zorgt Main Sales ervoor dat de juiste producten bij elkaar worden gezocht en dat deze zo snel mogelijk worden verzonden. Aan het einde van de maand draaien we een rapportage uit met alle bestellingen die er zijn geweest, zodat we gemakkelijk alle lokale kantoren kunnen factureren.” De promoshop is gebouwd op het platform van Calabi, dat ook leverancier van de websites en backoffice van Main Sales is. Hierdoor is de integratie en uitwisseling van gegevens wat betreft bestellingen, voorraadbeheer, financiën en logistiek gegarandeerd. “Dit hele proces gaat buiten Topcon om. Aangezien het verzorgen van promotiematerialen niet onze core business is, vinden wij het prettig bij om dit uit te besteden aan een partij die hier wel helemaal in thuis is,” aldus Van Haaften. Meedenken Van Haaften: “Main Sales komt regelmatig bij ons langs om o.a. nieuwe producten te laten zien. Zo wordt het heel gemakkelijk om nieuwe, bij ons passende producten toe te voegen aan het assortiment. Ook stemmen we altijd af wat er moet gebeuren wanneer een bepaald product laag in voorraad raakt of wanneer er specifieke vragen vanuit de lokale kantoren komen.”