PromZ Magazine 1-2018

z 2018 - nummer 1 - www.promz.nl 23 9 D e gang van zaken rond aanbestedingen en tenders is Ton Löbker van Compacon al langer een doorn in het oog. De toenemende professionalisering op het gebied van procurement bij grote organisaties, heeft ook zijn keerzijde, vindt hij. Vooral overheidsinstanties, maar ook grote onder- nemingen schrijven tenders uit voor uiteenlopende opdrach- ten, van gebouwenbeheer tot wagenpark, tijdelijk personeel en kantoorartikelen. Ook promotionele artikelen en relatie- geschenken (grote contracten waarmee veel geld is gemoeid) worden in een aanbesteding gegund. Maar opdrachtgevers beseffen volgens Löbker vaak niet dat dit geen producten zijn die je zo vanaf de plank inkoopt. “Anders dan bij bijvoorbeeld printerpapier spelen bij promotionele producten aspecten als merkbeleving, promotie en creativiteit een rol.” Knippen en plakken “Aanbestedingen zijn een soort black box,” zegt Hans Schalk van Intercédé. “Je stopt er wat in en je moet maar afwachten wat er uitkomt.” Intercédé doet per jaar aan zo’n tien aanbestedingen mee. Hij merkt dat veel opdrachtgevers ‘knippen en plakken’ uit andere aanbestedingen. “Het is wel eens gebeurd dat in een aanbesteding voor promotionele producten iets over leverworst was blijven staan. De aanbesteding sluit niet altijd goed aan bij de promotionele productenbranche. Je ziet te vaak dat aanbe- stedingen voor kantoorartikelen, reizen of IT gewoon een beetje worden aangepast.” Löbker zet vraagtekens bij het gewicht dat opdrachtgevers geven aan kortingspercentages. Er ligt volgens hem vaak te veel nadruk op de prijscomponent. Leveranciers gaan daarom in de aanbestedingsprocedure nogal eens uit van goedkope producten waarvan ze weten dat die toch niet besteld worden,” zegt hij. “De opdrachtgever kijkt alleen onder de streep en zegt intern: we hebben ruim 40 procent bespaard. Dat zou je als branche niet moeten willen. Daarmee hol je de kwaliteit van de sector uit.” Er is vaak gedoe rondom aanbestedingen. Leveranciers stellen geregeld vast dat opdracht- gevers de branche onvoldoende kennen. Om contracten binnen te krijgen, moeten ze zich in bochten wringen. Er is vooral vaak sprake van absurde kortingspercentages, zegt men. Wat kunnen leveranciers én opdrachtgevers doen om aanbestedingen soepeler te laten verlopen? ‘Aanbestedingen zijn een black box’ TEKST: ALLARD FREDERIKS Maar aanbestedingen zijn een fact of life. Grote partijen stroom- lijnen hun inkoop. Dat gaan de leveranciers niet veranderen. Ze willen het spel ook niet veranderen, maar kloppen de spelregels (nog) wel? Want als ‘prijs’ echt zo belangrijk is, begeven opdracht- gevers – en de aan aanbestedingen deelnemende leveranciers – zich op een hellend vlak. Toch? Meer creativiteit Danielle Kaspers van Robitex: “Ik zou wel willen dat de creativiteit een grotere rol gaat spelen in aanbestedingen. Daarmee kun je als leverancier laten zien in hoeverre je je vak verstaat en of je bij een opdrachtgever past, maar ook je werkwijze, aanpak en referenties mogen een grotere rol spelen. Net zoals dat gaat wanneer je bij een nieuwe klant aan tafel zit.” Schalk denkt, samen met enkele collega’s, na over manieren om opdrachtgevers te helpen ommet aanbestedingen het juiste effect te sorteren. Löbker: “Je moet als branche de verantwoor- delijkheid durven nemen om grotere partijen te benaderen en ze – vanuit een onafhankelijk gremium – advies te geven over hoe de industrie in elkaar zit. Want op het moment dat de spel- regels helder zijn en de uitvraag transparant is, moet je daar als leverancier ook helder mee omgaan.” De aanbestedende diensten een beetje ‘opvoeden’, zodat ze betere aanbestedingen kunnen schrijven, is ook een route die Schalk voor ogen staat. Tenders zijn vaak rigide en spelen zich af op afstand, stelt Löbker. “Wij hebben daarom al vaker tegen organisaties gezegd: hou intake-gesprekken met potentiële leve- ranciers. Met zo’n marktconsultatie bouw je ook kennis op, op basis waarvan je zo’n tender goed kunt opzetten.” De partijen profiteren ook van kennisuitwisseling, vindt Kaspers. “Misschien zou je elk jaar de uitgeschreven aanbestedingen moe- ten laten evalueren door de branche en de weerslag daarvan publiceren. Zo kun je echt voorbeelden uit de markt halen en hier dieper op ingaan.”